家の中を片づけていると、パソコンの中が散らかっているのも気になってきて、メールを整理した。
パソコンのメールは、おそらくもう10年以上、Gmailを使い、ウェブ上で管理している。最近はケータイのプランを変えて、ケータイではEメールやインターネットが使えなくなっているので、Eメールはパソコンでのみ送受信できるようになっている。
Outlookなどのメールソフトから、オンラインのGmailに切り替えたときは、その違いにちょっと戸惑ったが、慣れるとGmailのほうが使いやすく感じるようになった（最近のメールソフトのことは知らないけれど）。
Gmailには、届いたメールに☆（星）を付ける（★）機能があり、読んだけれどまだ返信できていないメールや、返事はしたけれどその内容に関連したアクション（書類を提出するなど）をまだ起こせていないメールに★を付け、「することリスト（will do）」として★を活用している（★が付いているということは、そのメールに関してすることがまだ残っているということ）。
メールに返信し、それに関するアクションも済ませたメールは「アーカイブ」する。「アーカイブ」というのも、Gmailを使い始めてから出会った機能で、「（捨てずに）保管しておく」という意味。どこかに保管されてあるので、送信者の名前やアドレス、本文に含まれる文字などで検索すれば、すぐに探し出すことができる。
後から参照する可能性が高いときや、プロジェクトごとにメールを一覧したい場合は、「タグ」を付けてからアーカイブするようにしている。「フォルダ」ではなく「タグ」で分類するというのも、Gmailが登場した頃は新しく慣れなかったが、最近はSNSでもタグが使われ、ネットを常日頃使っている人にとっては使い慣れた概念となった。メールソフトでメールをフォルダに分類する場合、一つのメールはどれか一つの決まったフォルダに分類する（どれか一つの箱に入れておくような感じで、一つのメールを複数のフォルダに入れることはできない。メールをコピーしない限り）。それに対してタグの場合、その名の通り札を付けるようなものなので、複数の札を付けて分類することができる（たとえば、A社から依頼されたABCプロジェクトのメールを管理する場合、「A社」と「ABCプロジェクト」という2つのタグを付けておけば、A社に関するメールを一覧で見ることも、もっと範囲を絞って「ABCプロジェクト」に関するメールだけを一覧で見ることもできる）。
★やタグを使ってメールを管理している方には当たり前の話かもしれないけれど、メールを分類して管理している人は案外少ないような気もする。
ぼくもメールの量が増えて、暮らしもいそがしい時期には、Gmailの受信ボックスにたまったメールの量が一気に増えてくる。
増え始めると、収拾がつかなくなってきて、あっという間に数百件のメールが蓄積していまう（長期にわたるプロジェクトですぐにアーカイブしづらいメールや、開いてもいないメルマガが多い）。
そんなメールが蓄積された何千件にもなっていたが、2週間くらいかけて少しずつ整理し、受信ボックスはほとんど空になった。
受信ボックスをすっきりさせておくためには、適切なタグをつくっておくことが重要だとわかった。アクションが必要なメールを全部★で管理するのではなく、タグで分類してアーカイブしておいたほうがいい場合もある。ぼくの場合、そのうちブログで取り上げようと思った情報が書かれたメールを受信ボックスに入れっぱなしにして、あちこちに散らばっているので結局活用できずにいたが、「ブログネタ」というタグを使ってアーカイブすると受信ボックスがすっきり片づいて、ブログを書くときにも一覧で見ることができて使いやすくなった。
すっきりと整理された受信ボックスを見ると、気持ちがいい。メールを整理して以来、メールでのやりとりの流れもスムーズになった気がする。身のまわりの物理的な情報や、頭の中の情報が整理されると、気持ちもすっきりとし、自分のすべきこと、したいことに集中でき、暮らしが快適になる。
仕組みが整っていないなかで惰性で続けていると、不便が当たり前になってしまうが、ちょっとした工夫で、日々の暮らしの効率や快適さがずいぶん違ってくることを改めて感じた。
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by 硲 允（about me）
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